Планирование делового письма на английском языке

Деловое письмо- это не место для сплетен. В отличие от деловой беседы, в которой допускается некая фривольность в разговоре, чтобы растопить лед, деловое письмо должно быть четким и конкретным. Планируя свое, письмо вы сэкономите время во время непосредственного написания и проверки письма. Во время планирования задайте себе несколько простых вопросов. Запишите свои ответы – это поможет вам набросать черновое письмо. 

Кому я пишу это письмо? 

Идентификация вашего адресата должна идти в самом начале. Вы пишете только одному человеку или группе, кому- то кого вы знаете или не знаете? Эта информация позволит вам определить, насколько формальным будет ваше письмо. Вам, возможно, придется кратко представиться в письме человеку, который вас не знает. Вам также придется узнать адрес, имя и должность адресата.(если вы не раздобыли этой информации, то при обращении вам надо использовать следующую фразу “Dear, To Whom it May Concern”) Вам надо обязательно правильно написать имя и фамилию лица, которому предназначено письмо. 

Зачем я пишу это письмо? 

Основная причина, зачем вы шлете это письмо должна быть отражена в теме письма и первых его строках. Не смотря на то, что вы можете затрагивать разные вопросы и темы в письме, все же из должна объединять одна общая тема. Определите цель вашего письма и его задачу. 

Нужно ли включать в письмо специфические детали? 

Соберите все даты, адреса, цены, сроки и другую информацию, которую вы хотите включить в ваше письмо перед тем, как его писать. Дважды проверьте все детали - они не должны оказаться ложными. 

Необходим ли мне ответ на письмо? 

Многие письма требуют ответ на них. Другие пишутся в ответ на присланное ранее письмо. Перед тем, как начать писать письмо, определите для себя, нужен ли вам ответ на ваше письмо от адресата или нет. Если вы отвечаете на чье – либо письмо, ваш ответ должен быть четким и кратким, в то же время очень вежливым. В некоторых случаях, когда вы требуете ответ от получателя, вам следует установить последний срок возможного ответа. Если вы просите адресата об ответе, вы должны подумать, каким образом получатель должен связаться с вами. Поэтому вам надо указать всю котактную информацию в вашем письме, чтобы у получателя не возникло никаких трудностей с ответом. 

Как логично организовать письмо? 

Подумайте о том, как вы организуете ваше письмо, если до этого вы только общались с адресатом, а не переписывались. В начале вам надо представиться. Затем определите цель и тему письма. После самого сообщения, укажите полную информацию о том, как с вами можно связаться. В конце письма выразите свое признание, пожелайте удачи, или наоборот, выразите сожаление (по ситуации). Вот пример содержания письма. 

Получатель

• Karen Jacobson
• Знакомство (напр. Встречались раньше дважды, кратко) 
• Должность: President, The Flying Club
• Адрес: 44 Windermere Drive, Waterloo, Ontario L1B 2C5

Причина 

• Пригласить члена правления на второй срок правления
• Другие члены согласились, что она будет рада остаться на посту на второй срок. 
• Не появилось никаких других претендентов на это место до конца сентября. 

Детали 

• Если она согласится остаться на второй срок, она должна будет присутствовать на встрече 5 Ноября. 
• Членов правления, которые остаются на второй срок, иногда просят возложить на себя некоторые дополнительные обязанности, такие как организация общественных мероприятий. 

Ответ

• Она должна ответить до 1-го сентября 
• Она может связаться с вами по телефону или email

Организация письма

• Обратный адрес вашего учреждения
• Должность и адрес Karen Jacobson
• Обращение: Dear Ms. Jacobson
• Первый параграф: Кратко представиться- напомнить ей, где вы виделись ранее. Указать причину вашего письма: "I have heard from a number of board members that you may be interested in staying on for a second term. We would be very pleased to have you stay on for another year." 
• Второй параграф: Объяснить, что от нее требуется по работе в следующем году, если она согласится остаться на посту (once a month meetings, national meeting, plus possible extra duties) 
• Третий параграф: Укажите последний срок ее ответа на ваше письмо и оставьте вашу контактную информацию. 
• Заключение: Поблагодарите Карен за ее работу.